普通知识工作者在电子邮件上花费工作时间的28%。其中大部分时间并非用于沟通——而是花在纠结措辞、反复修改同一句话四次、盯着空白回复框。AI 能将电子邮件起草时间减少50-70%，同时实际上还能提高质量，因为 AI 不会像你那样过度思考。
通用电子邮件提示词
就这样。填空，按回车键，检查草稿，发送。这个单一模板可以处理80%的工作邮件。
不要让 AI"写一封邮件"。告诉它目的、收件人、语气和关键要点。具体性是区分泛泛的草稿和可直接发送的最终稿的关键。
具体的电子邮件模板
跟进未回复："写一封2句话的跟进邮件，发给一周内未回复的人。引用我之前关于[话题]的邮件。语气：随意但要清楚表明我需要回复。不要带有被动攻击性。"
传递坏消息："写一封简短的邮件给[收件人]解释[坏消息]。以同情开头，直接说明情况，提供具体的后续步骤。不要过度道歉。"
请求某事："写一封邮件从[人/职位]请求[事项]。在前两句话中明确提出请求。解释为什么重要。通过建议具体的后续步骤来方便他们同意。"
礼貌地拒绝："写一封简短的拒绝邮件回复[邀请/请求]。表示感谢，给出真实的原因，如果可能的话建议替代方案。最多3句话。"
你如何处理敏感的电子邮件？
对于困难的对话——绩效反馈、分歧、谈判——用 AI 写第一稿，但一定要自己重写情感部分。AI 在结构和专业性上表现出色，但无法判断你与收件人的特定人际关系动态。
将你最好的电子邮件提示词保存为模板。但即使是一个简单的笔记文件也可以，前提是你会实际参考它。
TresPrompt ——为所有三个 AI 平台添加文件夹和组织功能。
底线
现在就试试：打开你最近花太长时间写的那封邮件。上面的通用模板能在15秒内生成一个可用的初稿吗？对于大多数邮件，答案是肯定的。
想要更多这样的内容？我们每周发布一篇深度 AI 工作流程指南。订阅新闻通讯——免费，无垃圾邮件。