Tôi sử dụng các công cụ AI trong 4–6 giờ mỗi ngày làm việc trên ChatGPT, Claude, và Gemini. Hệ thống này tiết kiệm khoảng 2,5 giờ mỗi ngày so với làm công việc tương tự thủ công. Đây là cách nó được cấu trúc chính xác.
Quy trình làm việc của tôi trông như thế nào trước khi có một hệ thống?
Sáu tháng trước: mở ChatGPT, hỏi cái gì đó, đóng tab. Viết lại các prompt giống nhau liên tục. Hơn 300 cuộc trò chuyện đều tên "New Chat." Điểm bùng phát là dành 25 phút tìm kiếm một prompt phân tích dữ liệu tuyệt vời mà tôi đã viết. Không bao giờ tìm thấy. Viết lại nó. Phiên bản thứ hai không tốt bằng.
Đó là lúc tôi ngừng "sử dụng AI" và bắt đầu xây dựng một hệ thống.
Tôi quyết định sử dụng AI nào cho mỗi task như thế nào?
Chọn model dựa trên nơi output đi đến: code và bảng → ChatGPT; memo dài và nuance → Claude; Gmail, Drive, Sheets → Gemini.
ChatGPT: Tạo code, debugging, phân tích dữ liệu có cấu trúc. Code interpreter không có đối thủ cho Python inline.
Claude: Viết dài, phân tích tài liệu, lập luận sâu sắc. Xử lý 200K+ token contexts.
Gemini: Tích hợp Google Workspace — tóm tắt Gmail, phân tích Sheets, tìm kiếm Drive.
Quy tắc của tôi: output cần đi đến đâu? Code → ChatGPT. Tài liệu → Claude. Google ecosystem → Gemini.
Tôi cấu trúc Prompts để đạt sự nhất quán như thế nào?
Tôi giữ ~40 mẫu prompt được tổ chức theo loại task. Mỗi mẫu có: hướng dẫn vai trò, yêu cầu định dạng output cụ thể, và placeholder bối cảnh. Tách biệt mẫu có thể tái sử dụng từ nội dung biến thiên có nghĩa là tôi không bao giờ viết lại các hướng dẫn giống nhau. Chất lượng output vẫn nhất quán vì các hướng dẫn vẫn nhất quán.
Thêm tiền tố vào tên tệp mẫu đã lưu với loại output (CODE-, MEMO-, SLIDE-) để bạn có thể lấy khung xương đúng trong vài giây.
Tôi giữ mọi thứ được tổ chức trên ba nền tảng như thế nào?
Đây là nơi hầu hết các quy trình làm việc bị gián đoạn. Ba nền tảng, ba lịch sử, không cái nào giao tiếp với nhau. Giải pháp của tôi: cấu trúc thư mục phản ánh các dự án thực tế của tôi, cộng với tìm kiếm toàn văn bản trên tất cả các nền tảng.
Thư mục dự án cấp cao nhất, thư mục "Templates" cho các prompt có thể tái sử dụng, thư mục "Reference" cho những thứ cần giữ, và "Archive" cho công việc hoàn thành. Cùng cấu trúc trên cả ba nền tảng.
Sự nhất quán vượt trội so với sự thông minh — cùng năm tên thư mục trong mỗi công cụ có nghĩa là bạn không bao giờ xây dựng lại bản đồ tinh thần của mình từ đầu.
Một phần mở rộng đáng kiểm tra để giữ cấu trúc đó nhất quán trên các công cụ là cái mà chúng tôi vẫn sử dụng khi chúng tôi chuyển đổi giữa ChatGPT, Claude, và Gemini trong cùng một ngày — chủ yếu cho các thư mục được chia sẻ và tìm kiếm, không phải cho các tính năng lạ mắt.
TresPrompt — Thêm thư mục và tổ chức cho cả ba nền tảng AI.
Tóm lại
Bước hành động của bạn: Quyết định 3–5 danh mục thư mục nắm bắt 80% mức sử dụng AI của bạn. Ghi lại. Mô hình tinh thần đó là nền tảng — công cụ chỉ làm cho nó bền vững.
Muốn nhiều hơn như vậy? Chúng tôi xuất bản một hướng dẫn quy trình làm việc AI sâu sắc mỗi tuần. Tham gia bản tin — miễn phí, không spam.