Nhân viên kiến thức trung bình dành 28% thời gian làm việc của họ cho email. Phần lớn thời gian đó không được dành cho giao tiếp — mà là để lo lắng về giọng điệu, viết lại cùng một câu bốn lần, và nhìn chằm chằm vào hộp trả lời trống. AI giảm thời gian soạn thảo email đi 50-70% trong khi thực sự cải thiện chất lượng, vì AI không suy nghĩ quá mức như bạn làm.

Prompt Email Phổ Quát

Soạn một email [ĐỘ DÀI] cho [NGƯỜI NHẬN/VỊ TRÍ]. Mục đích: [NHỮNG GÌ BẠN MUỐN ĐẠT ĐƯỢC] Bối cảnh: [THÔNG TIN LIÊN QUAN] Giọng điệu: [CHUYÊN NGHIỆP/BÌNH THƯỜNG/KIÊN ĐỊNH/ẤTNH] Phải bao gồm: [NHỮNG ĐIỂM CHÍNH] Phải tránh: [NHỮNG ĐIỀU KHÔNG NÊN NÓI]

Thế là xong. Điền vào các phần trong ngoặc, nhấn enter, xem lại bản nháp, gửi. Một mẫu duy nhất này xử lý được 80% email công việc.

Điểm Chính

Đừng yêu cầu AI "viết một email". Hãy cho nó biết mục đích, người nhận, giọng điệu, và những điểm chính. Tính cụ thể là điểm khác biệt giữa bản nháp chung chung mà bạn sẽ viết lại và bản nháp gần như hoàn thành mà bạn sẽ gửi.

Mẫu Email Cụ Thể

Theo dõi sau khi không có phản hồi: "Viết một email theo dõi gồm 2 câu cho ai đó chưa trả lời trong một tuần. Tham khảo email gốc của tôi về [chủ đề]. Giọng điệu: bình thường nhưng rõ ràng rằng tôi cần một phản hồi. Đừng có thái độ thụ động."

Thông báo tin xấu: "Viết một email ngắn cho [người nhận] giải thích rằng [tin xấu]. Bắt đầu bằng đồng cảm, rõ ràng về tình huống, đề xuất một bước tiếp theo cụ thể. Đừng xin lỗi quá nhiều."

Yêu cầu cái gì đó: "Viết một email yêu cầu [vật gì] từ [người/vị trí]. Làm cho yêu cầu rõ ràng trong hai câu đầu tiên. Giải thích tại sao điều đó quan trọng. Giúp họ dễ dàng đồng ý bằng cách gợi ý một bước tiếp theo cụ thể."

Từ chối một cách lịch sự: "Viết một lá từ chối ngắn cho [lời mời/yêu cầu]. Hãy cảm ơn, đưa ra lý do thực sự, đề xuất một giải pháp thay thế nếu có thể. Tối đa 3 câu."

Bạn Xử Lý Các Email Nhạy Cảm Như Thế Nào?

Đối với các cuộc trò chuyện khó khăn — phản hồi về hiệu suất, bất đồng, đàm phán — hãy sử dụng AI để soạn bản nháp đầu tiên nhưng luôn viết lại các phần cảm xúc của bạn. AI xuất sắc trong cấu trúc và tính chuyên nghiệp nhưng không thể đánh giá được động lực giữa các người cụ thể trong mối quan hệ của bạn với người nhận.

Mẹo chuyên nghiệp

Lưu các prompt email tốt nhất của bạn dưới dạng mẫu. Nhưng thậm chí một tệp ghi chú đơn giản cũng hoạt động nếu bạn thực sự sẽ tham khảo nó.

Công cụ chúng tôi sử dụng

TresPrompt — Thêm thư mục và tổ chức cho cả ba nền tảng AI.

Dòng Cuối Cùng

Hãy thử ngay: Mở email gần đây nhất mà bạn dành quá nhiều thời gian để viết. Liệu mẫu phổ quát ở trên có thể tạo ra bản nháp có thể sử dụng được trong 15 giây không? Đối với hầu hết các email, câu trả lời là có.

Muốn xem thêm như thế này? Chúng tôi xuất bản một hướng dẫn quy trình làm việc AI sâu sắc mỗi tuần. Tham gia bản tin — miễn phí, không spam.