Một nhân viên tri thức trung bình dành 28% thời gian làm việc cho email. Phần lớn thời gian đó không được dùng để giao tiếp — mà để lo lắng về cách diễn đạt, viết lại cùng một câu bốn lần, và nhìn chằm chằm vào hộp trả lời trống. AI giảm 50-70% thời gian soạn email đồng thời thực sự cải thiện chất lượng, bởi vì AI không suy nghĩ quá mức như bạn làm.
Mẫu Email Phổ Quát
Chỉ vậy thôi. Điền vào các dấu ngoặc, nhấn Enter, xem xét bản nháp, gửi. Một mẫu duy nhất này xử lý 80% email công việc.
Đừng yêu cầu AI "viết một email." Hãy nói cho nó biết mục đích, người nhận, tông điệu, và các điểm chính. Tính cụ thể là sự khác biệt giữa một bản nháp chung chung mà bạn sẽ viết lại và một bản nháp gần như hoàn thành mà bạn sẽ gửi.
Các Mẫu Email Cụ Thể
Theo dõi sau khi không có phản hồi: "Viết một email theo dõi 2 câu cho ai đó chưa trả lời trong một tuần. Tham chiếu email gốc của tôi về [chủ đề]. Tông: thoải mái nhưng rõ ràng rằng tôi cần phản hồi. Đừng có thái độ lẳng lịch."
Truyền đạt tin xấu: "Viết một email ngắn cho [người nhận] giải thích [tin xấu]. Mở đầu bằng đồng cảm, trực tiếp về tình huống, đưa ra bước tiếp theo cụ thể. Đừng xin lỗi quá mức."
Yêu cầu điều gì đó: "Viết một email yêu cầu [thứ] từ [người/vị trí]. Làm cho yêu cầu rõ ràng trong hai câu đầu. Giải thích tại sao nó lại quan trọng. Làm cho dễ dàng hơn cho họ khi nói có bằng cách đề xuất một bước tiếp theo cụ thể."
Từ chối một cách lịch sự: "Viết một lời từ chối ngắn cho [mời/yêu cầu]. Hãy biết ơn, đưa ra lý do thực sự, đề xuất một lựa chọn thay thế nếu có thể. Tối đa 3 câu."
Bạn Xử Lý Các Email Nhạy Cảm Như Thế Nào?
Đối với các cuộc trò chuyện khó khăn — phản hồi về hiệu suất, bất đồng ý kiến, đàm phán — hãy sử dụng AI cho bản nháp đầu tiên nhưng luôn viết lại những phần cảm xúc bằng chính tay bạn. AI xuất sắc ở cấu trúc và tính chuyên nghiệp nhưng không thể đánh giá được động lực liên cá nhân cụ thể của mối quan hệ giữa bạn và người nhận.
Lưu lại các prompt email tốt nhất của bạn dưới dạng mẫu. Nhưng thậm chí một tệp ghi chú đơn giản cũng hoạt động nếu bạn thực sự tham khảo nó.
TresPrompt — Thêm thư mục và tổ chức vào cả ba nền tảng AI.
Tóm Lại
Thử ngay bây giờ: Mở email gần đây nhất mà bạn dành quá nhiều thời gian để viết. Liệu mẫu phổ quát ở trên có thể tạo ra được bản nháp có thể sử dụng được trong 15 giây không? Đối với hầu hết các email, câu trả lời là có.
Muốn thêm như thế này? Chúng tôi xuất bản một hướng dẫn quy trình công việc AI chi tiết mỗi tuần. Tham gia bản tin — miễn phí, không spam.