Utilizzo strumenti AI per 4–6 ore ogni giorno lavorativo su ChatGPT, Claude e Gemini. Questo sistema mi fa risparmiare circa 2,5 ore al giorno rispetto a fare lo stesso lavoro manualmente. Ecco esattamente come è strutturato.
Com'era il mio flusso di lavoro prima di un sistema?
Sei mesi fa: apri ChatGPT, chiedi qualcosa, chiudi la scheda. Riscrivi costantemente gli stessi prompt. 300+ conversazioni tutte chiamate "New Chat". Il punto critico è stato spendere 25 minuti a cercare un brillante prompt di analisi dati che avevo scritto. Non l'ho mai trovato. L'ho riscritto. La seconda versione non era altrettanto buona.
È allora che ho smesso di "usare AI" e ho iniziato a costruire un sistema.
Come decido quale AI usare per ogni attività?
Scegli il modello in base a dove arriva l'output: codice e tabelle → ChatGPT; memo lunghi e sfumature → Claude; Gmail, Drive, Sheets → Gemini.
ChatGPT: Generazione di codice, debug, analisi di dati strutturati. L'interprete di codice è imbattibile per Python inline.
Claude: Scrittura lunga, analisi documenti, ragionamento sfumato. Gestisce contesti 200K+ token.
Gemini: Integrazione Google Workspace — riepilogo Gmail, analisi Sheets, ricerca Drive.
La mia regola: dove deve finire l'output? Codice → ChatGPT. Documento → Claude. Ecosistema Google → Gemini.
Come strutturi i prompt per la coerenza?
Mantengo ~40 template di prompt organizzati per tipo di attività. Ognuno ha: un'istruzione di ruolo, requisiti di formato output specifici e placeholder di contesto. Separare il template riutilizzabile dal contenuto variabile significa che non riscrivo mai le stesse istruzioni. La qualità dell'output rimane coerente perché le istruzioni rimangono coerenti.
Fai precedere ogni nome di file template salvato dal tipo di output (CODE-, MEMO-, SLIDE-) così afferri lo scheletro giusto in meno di cinque secondi.
Come mantengo tutto organizzato su tre piattaforme?
È qui che la maggior parte dei flussi di lavoro si interrompe. Tre piattaforme, tre cronologie, nessuna che comunica con l'altra. La mia soluzione: una struttura di cartelle che rispecchia i miei veri progetti, più ricerca full-text su tutte le piattaforme.
Cartelle di progetto di primo livello, una cartella "Templates" per i prompt riutilizzabili, una cartella "Reference" per i preferiti e "Archive" per il lavoro completato. Stessa struttura su tutte e tre le piattaforme.
La coerenza batte la furbizia — gli stessi cinque nomi di cartella in ogni strumento significano che non dovrai mai ricostruire la tua mappa mentale da zero.
Un'estensione che vale la pena controllare per mantenere coerente quella struttura tra gli strumenti è quella che utilizziamo ancora quando passiamo da ChatGPT, Claude e Gemini nello stesso giorno — principalmente per cartelle condivise e ricerca, non per extra vistosi.
TresPrompt — Aggiunge cartelle e organizzazione a tutte e tre le piattaforme AI.
Il risultato finale
Il tuo passo d'azione: Decidi 3–5 categorie di cartelle che catturino l'80% del tuo utilizzo di AI. Scrivile. Quel modello mentale è la fondazione — lo strumento la rende semplicemente persistente.
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