Ich nutze AI-Tools 4–6 Stunden täglich über ChatGPT, Claude und Gemini. Dieses System spart mir täglich etwa 2,5 Stunden im Vergleich zur manuellen Arbeit. Hier ist die genaue Struktur.

Wie sah mein Workflow vor einem System aus?

Vor sechs Monaten: ChatGPT öffnen, etwas fragen, Tab schließen. Ständig die gleichen Prompts umschreiben. 300+ Gespräche alle mit dem Namen „New Chat". Der Wendepunkt kam, als ich 25 Minuten damit verbrachte, einen brillanten Data-Analysis-Prompt zu suchen, den ich geschrieben hatte. Ich fand ihn nie. Ich schrieb ihn neu. Die zweite Version war nicht so gut.

Das war der Moment, als ich aufhörte, „AI zu nutzen" und anfing, ein System aufzubauen.

Wie entscheide ich, welche AI für welche Aufgabe am besten ist?

Wichtigste Erkenntnis

Wähle das Modell danach, wo die Ausgabe landen muss: Code und Tabellen → ChatGPT; lange Memos und Nuancen → Claude; Gmail, Drive, Sheets → Gemini.

ChatGPT: Code-Generierung, Debugging, strukturierte Datenanalyse. Der Code-Interpreter ist unschlagbar für inline Python.

Claude: Längere Texte, Dokumentenanalyse, differenziertes Reasoning. Verarbeitet 200.000+ Token-Kontexte.

Gemini: Google-Workspace-Integration — E-Mails zusammenfassen, Sheets analysieren, Drive durchsuchen.

Meine Regel: Wo muss die Ausgabe landen? Code → ChatGPT. Dokument → Claude. Google-Ökosystem → Gemini.

Wie strukturiere ich Prompts für Konsistenz?

Ich halte etwa 40 Prompt-Templates organisiert nach Aufgabentyp. Jedes enthält: eine Rollenanweisung, spezifische Formatanforderungen für die Ausgabe und Platzhalter für den Kontext. Die Trennung der wiederverwendbaren Template von variablem Inhalt bedeutet, dass ich nie die gleichen Anweisungen umschreiben muss. Die Ausgabequalität bleibt konsistent, weil die Anweisungen konsistent bleiben.

Profi-Tipp

Beginne jeden gespeicherten Template-Dateinamen mit dem Ausgabetyp (CODE-, MEMO-, SLIDE-), so kannst du das richtige Grundgerüst in unter fünf Sekunden greifen.

Wie behalte ich alles über drei Plattformen hinweg organisiert?

Hier brechen die meisten Workflows zusammen. Drei Plattformen, drei Verlaufslisten, keine spricht mit der anderen. Meine Lösung: eine Ordnerstruktur, die meine echten Projekte spiegelt, plus Volltextsuche über alle Plattformen.

1
Spiegele die Haupt-Kategorien
Nutze die gleichen fünf Ordnernamen in ChatGPT, Claude und Gemini, sodass du dein mentales Modell nicht neu aufbauen musst, wenn du zwischen Tools wechselst.
2
Isoliere Templates
Halte wiederverwendbare Prompts in einem dedizierten Templates-Ordner, sodass du die Anweisungen, auf die du täglich angewiesen bist, nicht versehentlich archivierst.
3
Archiviere fertige Arbeiten
Verschiebe abgeschlossene Projekt-Threads wöchentlich, damit die Suche schnell bleibt und die Seitenleiste ehrlich anzeigt, was aktiv ist.

Ordner für Top-Level-Projekte, ein „Templates"-Ordner für wiederverwendbare Prompts, ein „Reference"-Ordner für Keepers und ein „Archive" für abgeschlossene Arbeiten. Die gleiche Struktur über alle drei Plattformen hinweg.

Wichtigste Erkenntnis

Konsistenz schlägt Cleverness — die gleichen fünf Ordnernamen in jedem Tool bedeuten, dass du dein mentales Modell nie von vorne aufbauen musst.

Eine Erweiterung, die es sich lohnt zu prüfen, um diese Struktur Tools übergreifend konsistent zu halten, ist die, die wir immer noch nutzen, wenn wir am gleichen Tag zwischen ChatGPT, Claude und Gemini wechseln — hauptsächlich für gemeinsame Ordner und Suche, nicht für flashy Extras.

Tool das wir nutzen

TresPrompt — Fügt Ordner und Organisation zu allen drei AI-Plattformen hinzu.

Das Fazit

Dein nächster Schritt: Entscheide dich auf 3–5 Ordner-Kategorien, die 80% deiner AI-Nutzung abdecken. Schreib sie auf. Dieses mentale Modell ist die Grundlage — das Tool macht es nur persistent.

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